Curso de Excel Online para principiante

Curso de Excel Online: Con esta nota, me gustaría comenzar una serie en la que describiré cinco pasos simples que le permitirán comenzar a usar Excel en su trabajo. De hecho, esta será la base para los próximos pasos para el desarrollo del programa.

Es posible que sepa que Excel es parte del conjunto de programas de Office de Microsoft Office y es quizás el programa de hoja de cálculo más famoso y popular.

Excel se ha convertido en un tipo de estándar en la industria y una de las principales ventajas del programa es su versatilidad. Aunque hay algunas áreas generalmente aceptadas en las que se usa Excel, sin embargo, las posibilidades del programa, si no ilimitadas, son muy amplias.

Curso Excel Online: Áreas principales en las que se usa Excel

  • Haciendo cálculos de casi cualquier complejidad
  • Automatización del mismo tipo de cálculos
  • Generación de informes
  • Organización de listas y tablas
  • Análisis y procesamiento de datos numéricos
  • Crear cuadros y gráficos basados ​​en datos
  • Creación de dibujos y diagramas

Y mucho más, porque Excel admite el lenguaje de programación VBA (Visual Basic para Aplicaciones), lo que significa que, sobre la base de Excel, puede crear sus propios programas para algunas tareas altamente especializadas.

¡Y todas estas características están disponibles para todos!

Existe una opinión entre los usuarios comunes de que Excel es un programa complejo y difícil de aprender. Pero esto no es así en absoluto y tomaremos cinco pasos simples en este curso que, espero, disiparán el mito de la “complejidad de Excel”.

Creo que la práctica es el mejor maestro y todo lo nuevo debe dominarse en ejemplos concretos, y no en teoría. Por lo tanto, este mini curso de Excel online será práctico. Dominaremos todas las herramientas que necesitamos según sea necesario.

Pero por mucho que no quisiera pasar por alto la teoría, todavía hay algunas cosas básicas que deben discutirse desde el principio, ya que en el futuro nos referiremos constantemente a ellas. Me refiero a la interfaz (apariencia) del programa, así como a algunos de sus elementos claves.

En este curso, consideraremos Excel de Microsoft Office 2016, pero el curso puede usarse para estudiar versiones anteriores del programa, a saber, Excel 2007, 2010 y 2013, ya que las diferencias externas y funcionales entre estas versiones no son fundamentales. Entonces comencemos. No necesitarás más cursos para aprender Excel, solamente necesitarás este.

  1. Todos los documentos creados en Excel, llamados los librosy cuadernos de ejercicios, los archivos tienen la extensión. Xlsx (en versiones anteriores de Excel era. Xls).
  • Cada libro se abre en una ventana de programa separada.
  • Se puede cambiar entre dos libros abiertos de Excel en la barra de tareas de Windows
  • Cuando inicie el programa, debe crear un nuevo libro y comenzar a crear la hoja de cálculo que necesitamos.
  • Crear un nuevo libro de trabajo (vacío) en Excel después de iniciar el programa
  • Como el libro en el sentido habitual consiste en hojas, en el libro de Excel también podemos encontrarlas.
  • La primera hoja de un nuevo libro: Por defecto, el nuevo libro ya tiene una hoja ( Hoja1). En Excel 2016, solo hay uno, pero podemos crear tantas hojas como sea necesario. Para hacer esto, haga clic en el botón apropiado al lado de la pestaña de la hoja. Es un símbolo + encerrado en un círculo.

Puede cambiar entre ellos utilizando accesos directos especiales en la parte inferior de la ventana del programa.

  1. Cada hoja es una tabla, pero cualquier tabla consta de filas y columnas. Además, las filas están numeradas del 1 al 1,048,576, y las columnas se denotan con las letras del alfabeto latino, de A a XFD.
  • Además, si seguimos la designación de las columnas, veremos que cuando el alfabeto termina con la letra, se agrega la siguiente letra alfabética, por ejemplo, AA, AB, AC, etc.
  • Es lógico que una celda se encuentre en la intersección de filas y columnas.
  • La celda es la parte principal de Excel. Cada celda de la tabla puede almacenar un número, texto o fórmula. Son las fórmulas las que hacen que las hojas de cálculo sean tan convenientes, pero volveremos a las fórmulas un poco más tarde.
  • Cada celda tiene su propia dirección única. Si tiene una idea de cómo se marca la posición de los objetos en el ajedrez o en el campo del juego de Batalla Naval, entonces le será fácil comprender el principio de las direcciones en Excel.
  • En Excel, la celda superior izquierda tiene la dirección A1, lo que significa que está en la intersección de la columna A y la fila 1. Al hacer clic en las celdas de la hoja, podemos ver su dirección en el campo Nombre.
  • En cualquier momento, solo una celda de la hoja puede estar activa, es decir, lista para ingresar datos. Esto se evidencia por el marco que rodea la celda seleccionada, así como su dirección en el campo Nombre.

El encuadre se denomina cursor de tabla y podemos moverlo con el mouse, haciendo clic en la celda deseada de la tabla o usando las teclas del cursor (flechas derecha-izquierda, arriba-abajo).

También puede ver que los encabezados de fila y columna en la intersección de la celda activa está resaltada en color, lo que también puede ser útil para determinar rápidamente la ubicación de la celda seleccionada.

Entonces, la esencia del trabajo en Excel se reduce a ingresar y formatear datos en una tabla en una hoja de trabajo. Para comenzar a ingresar datos en una celda o cambiar su apariencia, primero debemos seleccionar esta celda (activar). Para hacer esto, puede usar el mouse o las teclas del cursor.

  1. Todas las operaciones con celdas se realizan utilizando herramientas agrupadas por propósito y representadas en la barra de herramientas
  • Las barras de herramientas también se agrupan y organizan en pestañas temáticas: InicioInsertarDisposición de página, etc.
  • Al hacer clic en la pestaña, cambiamos a la pestaña deseada y vemos las barras de herramientas ubicadas en ella, que a su vez están identificadas en la parte inferior. Esto nos da una idea de para qué se utilizan las herramientas para un panel en particular.
  • El área donde se ubican las barras de herramientas se llama Cinta de opciones. Se puede ocultar para expandir el espacio de trabajo del programa. Esto se hace haciendo doble clic en la pestaña activa.

Además, si la cinta está oculta, aparecerá temporalmente después de hacer clic en cualquiera de sus pestañas, y luego desaparecerá nuevamente cuando cambiemos al área de trabajo del programa. Esto puede ser conveniente cuando se trabaja con Excel en computadoras con un tamaño de pantalla pequeño, por ejemplo, en netbooks.

Bueno, con la teoría, es hora de terminar y pasar a la práctica. En el siguiente paso es crear una hoja de cálculo simple.

Paso 2. Cálculos en Excel (estudiamos Excel desde cero)

Veamos el siguiente ejemplo.

Supongamos que tenemos $100,000 dólares y queremos ponerlos en un depósito bancario al 11% anual con una capitalización mensual.

La capitalización mensual es la suma de los intereses devengados durante un mes al monto del depósito. En consecuencia, en el próximo mes, los intereses se acumulan a una nueva cantidad y así sucesivamente.

Veamos los ingresos que obtenemos. Para hacer esto, realiza la tabla adecuada.

  • Activemos la celda A1, ingrese la palabra ” Mes” desde el teclado, luego seleccione la celda B1 e ingrese ” Tamaño de depósito ” en ella. Presione la tecla Enter.

Verá que el nombre en la celda B1 se superpone a parte de la celda vecina C1, pero esto no significa que se haya colocado algo en la celda C1. Excel tiene esa función: si la celda vecina no está ocupada y la información no cabe en la celda actual debido a su tamaño, el programa muestra todo el texto, sin limitarse al tamaño de la celda.

  • Ingresemos en la celda C1 ” Día de la semana
  • Vemos que el nombre de la celda B1 fue cortado por los bordes de la celda C1. Nuevamente, esto no significa que el nombre se haya borrado parcialmente. Simplemente no aparece completo, pero si prestamos atención a la línea de fórmulas, entonces encontramos el contenido de la celda activa allí. La línea de fórmula muestra todo el contenido de cualquier celda seleccionada y vemos que el texto que ingresamos no ha cambiado (no se ha recortado).
  • Podemos cambiar el ancho de la columna para que el texto de la celda se muestre por completo. Para hacer esto, mueve el cursor del mouse sobre los límites entre las columnas B y C. El puntero del mouse cambiará y esto significa que ahora puede tomar el borde (presionando y manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse) y moverlo a la dirección que necesitamos, cambiando el ancho de la columna B.
  • Si deseas asegurarte de que toda la información que ingresamos se coloca en la celda, mueve el puntero del mouse sobre el borde entre las columnas y has doble clic con el mouse.
  • Por lo tanto, podemos ajustar automáticamente el ancho de las columnas al ancho del texto colocado en las celdas.

Ahora necesitamos establecer el cursor de la tabla en la celda A2 e ingresar el nombre del mes. Por ejemplo, hicimos una contribución en noviembre y, por lo tanto, ingrese el nombre del mes en la celda A2 y presiona Entrar. Luego podemos continuar ingresando los nombres de los meses: diciembre, enero, febrero, etc. Pero usemos la función de autocompletar para automatizar este proceso.

Si observas de cerca el cursor de la tabla, veremos en la esquina inferior derecha un cuadro llamado marcador de relleno.

  • Pasamos el cursor sobre él con un puntero del mouse, que cambia inmediatamente a una cruz, y agarramos un marcador, es decir, presionamos y mantenemos presionado el botón izquierdo del mouse y comenzamos a moverlo hacia abajo, resaltando las celdas de A2 a A13. Suelte el botón izquierdo del mouse y vea que el propio Excel llenó los meses en orden
  • Esta función de autocompletar funciona de manera similar con los días de la semana, es decir, si escribimos “lunes” en la columna correspondiente y luego repetimos la operación, obtenemos una lista en la que los días de la semana irán en orden.

Para eliminar los datos ingresados, primero debemos seleccionarlos. Para hacer esto, seleccione la primera celda, la información de la que deseas eliminar, presiona y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse y mueva el mouse sobre la tabla, detén en la última celda, resaltando todo el rango. Presiona la tecla Eliminar para suprimir el contenido de las celdas seleccionadas.

Volvamos a nuestra tabla y calculemos los ingresos del depósito para el primer mes. Para hacer esto, en la celda B2 presentamos la fórmula de cálculo

  • La fórmula significa que el monto de nuestra contribución por un monto de 100,000 se multiplicará por 11%, y dado que la tasa de interés es anual, dividimos todo por 12 meses.
  • Si la entrada de datos en la celda comienza con un signo igual, Excel comprende automáticamente que ahora seguirá la fórmula que debe calcularse. Después de presionar la tecla Intro, encontramos el valor calculado en la celda B2, y si seleccionamos la celda B2, entonces en el campo de fórmula no podemos ver el valor calculado, sino la fórmula y, si es necesario, podemos editarlo en este campo, que haremos ahora.
  • El hecho es que recibimos el monto del ingreso del depósito para el mes, y necesitamos ver el monto total, por lo que agregaremos el tamaño del depósito a la fórmula. La fórmula se verá así: = 100000 * 11% / 12 + 100000
  • Luego, necesitamos determinar la cantidad de ingresos el próximo mes.
  • Obtenemos la fórmula: = B2 * 11% / 12. Es decir, no ingresamos el monto del depósito manualmente, sino que tomamos el valor final de la celda B2, indicando su dirección. Al mismo tiempo, preste atención al hecho de que la dirección de la celda B2 en la fórmula tiene un color y la celda en sí está enmarcada por un marco del mismo color.

Bueno, para ver cuál será el monto del depósito en el segundo mes, cambiamos la fórmula agregando el valor del tamaño del depósito para el último mes. Es decir, a la fórmula ya ingresada, es necesario agregar el valor ubicado en la celda B2. Podemos ingresar la dirección de la celda manualmente usando el teclado o apuntar la celda con el mouse

  • Este método de ingresar fórmulas es más conveniente, por lo que simplemente puede especificar la celda deseada y no buscar su dirección.
  • Bueno, ahora tenemos que repetir lo mismo para el próximo mes. La fórmula será: = B3 * 11% / 12 + B3
  • Analicemos la situación. Para mayor comodidad, habilite la visualización en la tabla de fórmulas y no los valores. Para hacer esto, en la pestaña Fórmulas, habilite la herramienta Mostrar fórmulas. Como resultado, la tabla mostrará las fórmulas, no los valores.
  • Si analizamos las fórmulas ya introducidas, veremos que en las siguientes fórmulas solo cambiaremos la dirección de la celda en la columna B. ¡Esto significa que la fórmula solodifiere en la dirección de la celda!

¿Qué nos da esto? Pero el hecho es que podemos usar nuevamente datos de autocompletar. ¡Sí, sí, lo mismo que hicimos con los meses!

  • Del mismo modo, tome el borde del cursor de la tabla en la celda B3 y muévalo a la celda B13.
  • Si ahora miramos las fórmulas insertadas en las celdas, veremos que difieren solo en los valores de las direcciones de las celdas de la columna B: en cada fórmula posterior, la dirección de la celda aumenta en uno:
  • Solo la fórmula en la celda B2 difiere, en la cual el monto del depósito es de $100,000 dólares.

Mejoremos ligeramente nuestra tabla y establezcamos el monto del depósito por separado.

  • Usando el mouse, seleccione todas las celdas con los datos que ingresamos y muévalas un poco. Para hacer esto, pasamos el cursor sobre el borde de selección y cambiará su apariencia, lo que indica que ahora podemos capturar el área con el mouse y moverla. Mueva la selección cinco líneas.
  • Si ahora prestamos atención a las fórmulas, encontramos que los valores de las direcciones de las celdas en ellas también cambiaron automáticamente, y por lo tanto el cálculo todavía se basa en la primera fila de nuestra tabla, o más bien en la celda, que ahora tiene la dirección A7.

Esta propiedad de Excel nos facilita mucho la creación de todo tipo de tablas. Hablaremos más sobre esto la próxima vez. Mientras tanto, creemos una columna separada para el monto del depósito: en la celda A1, ingrese el nombre de toda nuestra tabla: ” Cálculo de los ingresos del depósito ” y en la celda A3: ” Depósito “. A continuación, en la celda B3 haremos el monto del depósito: 100 000 dólares

Ahora necesita editar la fórmula en la celda B7: reemplace el valor de contribución con el valor de la celda B3. Para hacer esto, selecciona la cantidad en la línea de fórmula haciendo doble clic en ella e indique la celda B3

  • Podemos salir del modo de visualización de fórmulas (deshabilite la herramienta Mostrar fórmulasen la pestaña Fórmulas) y verifique la tabla cambiando la cantidad de contribución
  • Por lo tanto, los valores en la tabla dependen de la cantidad de contribución, es decir, del valor de la celda B3.

Como puedes ver, hacer una tabla con formulas es sencillo, y por lo tanto debes de utilizar Excel como una ayuda indiscutible en cualquier negocio o de la vida diaria, para llevar cuentas de gastos o entradas.